Café para viajem - Um guia simplificado para auxiliar diálogos...

The World Café apresenta…
Café to go! (Café para Viagem!)
Um guia simplificado para auxiliar os diálogos durante um World Café...
Diretrizes do Café
Conduzir um excelente Diálogo de World Café não é difícil – é limitado somente pela
sua imaginação! O formato do Café é flexível e se adapta a muitas circunstâncias
diferentes. Quando estas diretrizes são usadas em combinação, fomentam o diálogo
colaborativo, compromisso ativo e possibilidades construtivas para ação.
Tenha Consciência do Propósito do World Café
Primeiramente preste atenção ao motivo pelo qual você está reunindo as pessoas.
Saber a finalidade da sua reunião lhe permite considerar quais participantes
precisam estar lá e que parâmetros são importantes para atingir o seu objetivo.
Crie um Espaço Receptivo e Hospitaleiro
Os anfitriões de Cafés pelo mundo todo enfatizam o poder e a importância de criar
um espaço hospitaleiro – um que seja seguro e convidativo. Quando as pessoas
sentem-se confortáveis para serem elas mesmas, tornam o seu pensamento, fala e
escuta mais criativos. Particularmente, considere como o seu convite e o ambiente
físico podem contribuir para criar uma atmosfera acolhedora.
Explore Perguntas Relevantes
Encontrar e estruturar perguntas relevantes para aqueles que estão participando no
seu Café é fundamental e pode produzir profundos resultados. O seu Café pode
explorar uma única questão somente, ou diversas questões podem ser
desenvolvidas para dar apoio a uma progressão lógica de descoberta por todas as
diversas rodadas de diálogos. Em muitos casos várias conversações no Café tratam
de descobrir e explorar perguntas poderosas, enquanto acabam facilitando a busca
e descoberta de soluções eficazes.
Estimule a Contribuição de Todos
Como líderes, estamos cada vez mais conscientes da importância da participação,
mas a maioria das pessoas não quer somente participar, quer também contribuir
ativamente para fazer a diferença. É importante encorajar a todos os presentes no
seu encontro a contribuir com idéias e perspectivas, permitindo também que
qualquer um possa participar simplesmente ouvindo, se este é seu estilo ou vontade.
Conecte Perspectivas Diversificadas
A oportunidade de passear entre as mesas, conhecer novas pessoas, contribuir
ativamente com o seu pensamento e ligar a essência das suas descobertas aos
círculos de pensamento em constante ampliação é uma das características
marcantes do Café. Enquanto os participantes levam idéias-chave ou temas para
novas mesas, compartilham perspectivas, enriquecendo a possibilidade de insights
surpreendentemente novos.
Escute os Insights e Compartilhe as Descobertas
Por meio da prática de escutar em grupo e prestar atenção aos temas, padrões e
insights, começamos a sentir uma conexão ao conjunto maior. Após várias rodadas
de conversação, é útil participar de uma conversação em plenária. Isto oferece ao
grupo inteiro uma oportunidade de conectar os temas gerais ou perguntas que agora
estão presentes.
Uma rápida visão sobre as conversações do World Café
 Acomode quatro ou cinco pessoas em pequenas mesas estilo Café ou em
grupos de conversação.
 Estabeleça rodadas de progressivas de diálogo (geralmente três) de
aproximadamente 20 a 30 minutos cada.
 Perguntas ou questões que genuinamente importam para a vida das
pessoas, trabalho ou comunidade são iniciadas enquanto outros pequenos grupos
podem explorar perguntas semelhantes nas mesas próximas.
 Encoraje tanto os anfitriões de mesa quanto os participantes a escrever,
rabiscar e desenhar idéias-chave em suas toalhas de mesa ou anotar idéiaschave
em grandes fichas, post-it ou descansos de prato no centro do grupo.
 Após completar a rodada inicial de diálogo, peça para que uma pessoa
permaneça na mesa como a “anfitriã”, enquanto as outras atuam como viajantes
ou “embaixadores do significado”. Os viajantes levam idéias-chave, temas e
perguntas para as suas novas conversas.
 Peça para que o anfitrião da mesa dê boas-vindas aos novos convidados e
brevemente compartilhe as idéias principais, temas e perguntas da rodada inicial.
Incentive os convidados a ligar e conectar idéias provenientes das conversas das
mesas anteriores — escutando com atenção e refletindo sobre as contribuições uns
dos outros.
 Ao proporcionar a oportunidade para que as pessoas se movam em diferentes
rodadas de diálogo, idéias, perguntas e temas começam a se conectar. Ao final
da segunda rodada, todas as mesas ou grupos de conversação na sala serão
“polinizados” com insights de conversas anteriores.
 Na terceira rodada de diálogo, as pessoas podem voltar às suas mesas iniciais
para sintetizar suas descobertas, ou podem continuar viajando às outras mesas,
deixando o mesmo ou um novo anfitrião à mesa. Às vezes, uma nova pergunta que
ajuda a aprofundar a investigação é colocada para a terceira rodada de conversa.
 Depois de diversas rodadas de diálogo, inicie um período de compartilhamento
de descobertas e insights em uma conversação todo o grupo. São nessas
conversas estilo “plenária ou assembléia” que os padrões podem ser identificados, o
conhecimento coletivo cresce e as possibilidades para ação surgem.
Uma vez você sabendo o que quer alcançar, bem como a quantidade de tempo que
tem para trabalhar, você pode decidir o número e período de tempo adequado das
rodadas de diálogo, o uso mais eficaz das perguntas e as formas mais interessantes
de conectar e “polinizar” idéias.
Brinque, experimente e improvise!
Etiqueta do Café
Foque no que importa.
Contribua com o seu pensamento.
Fale através de sua mente e seu coração.
Escute para compreender.
Ligue e conecte idéias.
Escutem juntos os insights e perguntas mais profundas.
Brinque, rabisque, desenhe – escrever nas toalhas de mesa é desejável!
Divirta-se!
A importância da(s) pergunta(s) do Café
A(s) pergunta(s) que você escolher ou que os participantes descobrirem durante um
Café Diálogo é (são) crucial(ais) para o sucesso. O seu Café poderá explorar uma
única pergunta ou diversas perguntas poderão ser desenvolvidas para dar apoio a
uma progressão lógica de descoberta por diversas rodadas de diálogo.
Lembre-se que...
 Perguntas primorosas atraem energia e focam a nossa atenção ao que
realmente importa. Anfitriões de Café experientes recomendam fazer
perguntas abertas que geram respostas mais descritivas e narrativas em
relação às perguntas fechadas que geram respostas do tipo “sim” ou “não”.
 Boas perguntas não precisam indicar passos de ação imediatos ou solução
de problemas. Elas devem convidar à indagação e a descoberta em vez de
provocar um sentimento de defesa e busca de vantagem pessoal ou de um
grupo.
 Você saberá que possui uma boa pergunta quando ela continuar a aflorar
novas idéias e possibilidades.
 Apresente possíveis perguntas de pessoas-chave que vão participar do Café
para ver se elas mantêm o interesse e energia os demais participantes.
Uma pergunta poderosa
 É simples e clara
 Provoca o pensamento
 Gera energia
 Enfoca a indagação
 Aflora suposições inconscientes
 Abre novas possibilidades
5 Maneiras de Fazer o Conhecimento Coletivo Visível
Use um Profissional de Facilitação Gráfica
Em alguns eventos do World Café o diálogo coletivo é capturado por um profissional
de registro e facilitação gráfica, que desenha as idéias do grupo em flipcharts ou em
um mural na parede usando texto e elementos gráficos para ilustrar os padrões de
conversação.
Faça um Tour na Galeria
Às vezes, as pessoas colocam o papel de suas mesas na parede para que todos os
participantes possam fazer uma visita às idéias do grupo expostas durante um
intervalo.
Afixe os seus Insights
Os participantes podem colocar grandes cartazes ou Post-Its® com um único
insight-chave em cada um, em um quadro-negro, parede, etc., para que todos
possam revisar as idéias durante um intervalo.
Crie Agrupamentos de Idéias
Agrupe os insights dos Post-Its em grupos de afinidade para que idéias relacionadas
sejam visíveis e disponíveis para o planejamento dos próximos passos do grupo.
Faça uma História
Alguns Cafés criam um jornal ou livro de história para trazer os resultados do seu
trabalho a grandes audiências após o evento. Um profissional de registro e
facilitação gráfica pode criar um livro de ilustrações juntamente com o texto como
forma de documentação.
Como criar uma atmosfera de Café
Se você for reunir algumas dúzias ou algumas centenas de pessoas, é essencial
criar um ambiente que evoque um sentimento tanto de informalidade quanto de
intimidade. Quando os seus convidados chegarem, eles deverão ser informados
imediatamente que esta não é uma reunião qualquer.
 Se possível, selecione um espaço com luz natural e uma vista externa para
criar uma atmosfera mais acolhedora.
 Faça o espaço parecer como um Café de verdade, com pequenas mesas
que acomodem de quatro a cinco pessoas. Menos de quatro pessoas à mesa
poderá não proporcionar a diversidade de perspectivas suficiente, mais de
cinco pessoas limita a quantidade de interação pessoal.
 Organize as mesas do Café em um padrão não ordenado e aleatório, ao
invés de fileiras arrumadinhas. As mesas na calçada de um café, após estar
aberto por algumas horas, parecem descontraídas e convidativas.
 Use toalhas de mesa coloridas e pequenos vasos de flores em cada mesa.
Se o local permitir, adicione uma vela em cada mesa. Coloque plantas ou
folhagens pelo local.
 Coloque no mínimo duas folhas grandes de papel sobre cada toalha de mesa
juntamente com uma caneca ou copo de vinho cheio de marcadores
coloridos. Papel e canetas encorajam rabiscar, desenhar e conectar idéias.
Desta forma, as pessoas anotarão idéias conforme forem surgindo.
 Coloque uma mesa de Café adicional na frente da sala para o material do
Anfitrião e do apresentador.
 Considere expor imagens ou adicionar pôsteres às paredes (tão simples
quanto folhas de flipchart contendo citações) e toque música enquanto as
pessoas chegam e você as recepciona.
 Para honrar a tradição da comunidade e hospitalidade, forneça bebidas e
salgadinhos. Um Café não é completo sem comida e refrescos!
Use a sua imaginação! Seja criativo!
Materiais para o Café
 Pequenas mesas redondas de 91cm a 1,06 m são ideais, mas pequenas
mesas quadradas também funcionam.
 Cadeiras em número suficiente para todos os participantes e apresentadores.
 Toalhas de mesa coloridas.
 Papel de flipchart ou descansos de prato de papel para cobrir as mesas do
Café.
 Marcadores ou canetas hidrográficas (as canetas JUMBO FABER CASTELL
funcionam bem). Para maior legibilidade, use cores escuras, tais como o
verde, preto, azul e roxo. Adicione uma ou duas cores claras à caneca
(vermelho, verde claro, azul claro ou laranja) para adicionar ênfase.
 Um vaso com flores cortadas, uma caneca ou copo de vinho por mesa para
os marcadores.
 Uma mesa de canto para as bebidas e salgadinhos.
 Um mural (15cm de comprimento x 1,21m de altura) ou papel de flip chart
para tornar o conhecimento coletivo visível e fita adesiva para pendurar.
 Espaço plano de parede (mínimo de 30cm) ou duas lousas brancas giratórias
(10 x 15cm cada).
 Espaço adicional de parede (ou janela) para fixar trabalhos coletivos e/ou o
trabalho das mesas.
Opcional (dependendo do tamanho e objetivo)
 Retro-projetor e tela.
 Aparelho de som para as fitas e/ou CDs.
 Uma seleção de música ambiente.
 Microfones de lapela sem fio para os Anfitriões do Café, bem como
microfones sem fio de mão para as sessões em momentos de plenária.
 Cavaletes e flipcharts.
 Suprimentos básicos, inclusive grampeador, clipes de papel, elásticos de
papel, canetas marcadoras, fita crepe, canetas, tachinhas e lápis.
 Fichas coloridas de 10x15cm ou 12x20 (para anotações pessoais).
 Post-Its® de 10x15cm em cores vibrantes para postar idéias.
Eu sou o Anfitrião do Café, o que devo fazer?
O trabalho do Anfitrião do Café é garantir que as seis diretrizes para o diálogo e
compromisso sejam colocadas em ação. Mais importante que seguir normas é
vivenciar o espírito das diretrizes. Organizar um Café exige consideração, talento
artístico e cuidado. O Anfitrião do Café pode fazer a diferença entre uma
conversação interessante e um diálogo transformador.
 Trabalhe com a equipe de planejamento para determinar o objetivo do Café e
decida quem deverá ser convidado para o encontro.
 Escolha o nome do seu Café de maneira adequada ao seu objetivo, por
exemplo: Café da Liderança; Café do Conhecimento; Café da Estratégia;
Café do Descobrimento, etc.
 Ajude a criar o convite.
 Trabalhe com outras pessoas para criar um ambiente de Café confortável.
 Recepcione os participantes conforme forem entrando.
 Explique o objetivo do encontro.
 Coloque a pergunta ou os temas para as rodadas de conversa e assegure-se
que a pergunta esteja visível para todos em um retro-projetor, flipchart ou em
fichas sobre cada mesa.
 Explique as diretrizes do Café e a Etiqueta do Café e coloque-as no retroprojetor,
uma folha no cavalete ou em fichas sobre cada mesa.
 Explique como a logística do Café funcionará, inclusive o papel do Anfitrião
da Mesa (a pessoa que será voluntária para permanecer na mesa ao final da
primeira rodada e recepcionar os recém-chegados à sua mesa.)
 Durante a conversa, ande entre as mesas.
 Incentive todos a participar.
 Lembre às pessoas para que anotem as idéias-chave, rabisquem e
desenhem.
 Informe às pessoas, delicadamente, quando for hora de prosseguir e iniciar
uma nova rodada de conversa,
 Certifique-se que os insights-chave sejam registrados visualmente ou
apresentados, se possível.
 Seja criativo na adaptação das seis diretrizes do Café, para satisfazer às
necessidades únicas da sua situação.
Sou um Anfitrião de Mesa, o que devo fazer?
 Lembre as pessoas na sua mesa a anotar as principais conexões, idéias,
descobertas e perguntas mais profundas, conforme forem surgindo.
 Permaneça na mesa quando os demais saírem e recepcione os viajantes das
outras mesas.
 Resumidamente compartilhe os insights-chave da conversa anterior para que
os outros possam ligar e construir utilizando idéias de suas respectivas
mesas.
Mantenha Contato!
Assim como o processo do Café em si, este Guia está evoluindo. Conforme você vai
vivenciando a organização das suas próprias conversas de Café, adoraríamos saber
de você, sobre as suas experiências no Café, bem como as maneiras que podemos
fazer deste Guia mais útil. Entre em contato com o info@theworldcafe.com enviando
idéias e feedback. E para mais informações secundárias detalhadas, inclusive as
histórias do Café, dicas adicionais de organização, artigos de apoio e links
relacionados ao Café e iniciativas de diálogo, por favor, acesse o website
http://www.theworldcafe.com.
O que é um World Café?
Café Diálogo é um método de fácil utilização para a criação de uma rede viva de
diálogo colaborativo sobre perguntas relevantes a serviço de assuntos reais do diadia,
sejam da vida ou do trabalho. Nos negócios, os Cafés têm sido chamados de
várias maneiras para satisfazer metas específicas, inclusive os Cafés Criativos,
Cafés do Conhecimento, Cafés da Estratégia, Cafés da Liderança, Cafés de
Marketing e Cafés de Desenvolvimento de Produto. A maioria das conversas de
Cafés é baseada nos princípios e formato desenvolvidos pelo The World Café (veja
no www.theworldcafe.com), um movimento global em crescimento para apoiar os
diálogos relevantes em ambientes corporativos, governamentais e comunitários por
todo o mundo.
As conversações no Café também são uma metáfora provocativa, nos
possibilitando ver novas maneiras para fazer a diferença em nossas vidas e
trabalho. O poder de conversação é tão invisível e natural que geralmente o
ignoramos. Por exemplo, considere todas as escolhas de aprendizado e ação que
ocorrem conforme as pessoas vão de uma conversa para a outra, tanto dentro
quanto fora da empresa, com fornecedores, clientes e outras pessoas na
comunidade em geral. E se considerássemos todas essas conversas como um
grande e dinâmico Café, com cada função de trabalho sendo uma mesa em uma
rede maior de conversas vivas, que é o processo central para compartilharmos o
nosso conhecimento coletivo e modelarmos o nosso futuro? Ao nos
conscientizarmos do poder do diálogo como um processo fundamental para os
negócios poderemos utilizá-lo de maneira mais eficaz para o nosso benefício mútuo.
O que é essencial a respeito do método do World Café?
Delineamos uma série de diretrizes para colocar a conversação em funcionamento
por meio do diálogo e do compromisso. Se você utilizar essas diretrizes ao planejar
as suas reuniões, ficará surpreso com a qualidade dos resultados obtidos. Ao
organizar uma Conversação de Café usando todas essas diretrizes
simultaneamente, você descobrirá que é capaz de criar um ambiente de Café único,
onde resultados surpreendentes e úteis são mais que prováveis de acontecer.
O Café é construído sobre a suposição de que as pessoas já possuem dentro
delas a sabedoria e criatividade para confrontar até mesmo os desafios mais
difíceis. Dado o contexto e foco adequado, é possível acessar e usar este
conhecimento mais profundo sobre o que é mais relevante.
©2002 Whole System Associates. Por favor, fique à vontade para copiar e distribuir, reconhecendo a
The World Café Community como entidade autora.